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Qu'est-ce qu'une secrétaire indépendante ?

Une secrétaire indépendante exerce sous le statut de micro entrepreneur.

Elle propose ses services aux entreprises souhaitant déléguer leur gestion administrative.

Ses clients sont souvent des TPE pour lesquelles l’embauche est impossible à cause d’un volume de travail trop faible ou d’un coût trop élevé. Néanmoins le besoin d’une secrétaire est réel.

Concernant sa formation, la secrétaire indépendante a les mêmes diplômes qu’une secrétaire classique : BEP métiers des services administratifs, Bac Pro Gestion Administration, BTS gestion PME, BTS support à l’action managériale ou DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations). 

Pour ce qui est de ses compétences, la secrétaire externe possède les mêmes qu’une secrétaire salariée : sens de l’organisation, rigueur, réactivité, maîtrise de l’outil informatique et de la gestion administrative, compétences rédactionnelles, polyvalence, autonomie, discrétion et aisance relationnelle.

Niveau expérience, une secrétaire indépendante dispose généralement d’une première expérience dans la gestion administrative. Elle appréhende ainsi plus sereinement les tâches qui lui sont confiées.

Dans la mesure où elle possède déjà une certaine expertise il n’y a pas besoin de la former.

Il faudra seulement la briefer sur les processus internes, les outils et les valeurs de l’entreprise.

Une secrétaire indépendante est liée à ses clients par un contrat de prestation ou par la signature d’un devis assortis de conditions générales de prestations.

Combien coûte une prestation de secrétariat ?

À titre indicatif, le prix d’une prestation de secrétariat est généralement compris entre 20 et 45 €/heure.

Le tarif horaire varie selon différents éléments. 

Les services d’une secrétaire indépendante sont plus chers si vous choisissez une prestation sur site, incluant des frais de déplacement. En revanche, une prestation à distance est moins onéreuse.

Il peut vous être demandé de verser un acompte au début de la prestation. Des forfaits et des tarifs dégressifs peuvent vous être proposés par votre intervenant en fonction de la quantité et de la durée de la tâche. A contrario, des majorations peuvent être appliquées selon l’urgence de la mission.

Comment est fixé le prix du service d'une secrétaire indépendante ?

Elle fixe les tarifs de son choix pour ses prestations et propose, le plus souvent, un devis.

Les tarifs d’une secrétaire indépendante dépendent de différents facteurs et comprennent :

•    Les charges professionnelles, sociales et fiscales
•    Sa rémunération
•    La difficulté de la prestation et la charge de travail
•    Les délais demandés
•    Le niveau d’expérience
•    …

Les tarifs les plus bas correspondent le plus souvent aux secrétaires indépendantes qui débutent. 

Les prestataires avec de l’expérience proposent, quant à eux, des tarifs plus élevés et peuvent prendre en charge des missions et des dossiers plus complexes donc le coût augmente.

Les secrétaires indépendantes peuvent utiliser divers systèmes de facturation :

•    La facturation à l’heure (au temps passé sur la tâche)

Le prestataire détermine, avec les clients, un taux horaire convenu à l’avance. 
Dans ce cas, la facturation a généralement lieu en fin de mois.

Ce type de facturation convient notamment pour des missions récurrentes ou de longues durées.

Il est possible d’appliquer un tarif dégressif pour les missions régulières avec un nombre d’heures par mois plus important.

•    La facturation à la tâche

Ce système est particulièrement utilisé pour des missions ponctuelles. Le tarif unitaire est multiplié à une quantité déterminée en fonction de la tâche demandée et ne prend pas en compte le nombre de journée passée.

•    La facturation au forfait

Il consiste à fixer, avec les entreprises, un prix global pour une prestation délimitée dans le temps.

Faire appel à une secrétaire indépendante ou embaucher une secrétaire salariée ?

Le choix entre recourir à une secrétaire indépendante ou embaucher une secrétaire même à mi-temps dépend de divers facteurs propres à l'entreprise.

Voici quelques critères que l'entreprise peut prendre en compte pour prendre cette décision :

1. Volume de travail : Évaluez la charge de travail administrative de l'entreprise.

Si elle est constante et nécessite un soutien régulier, l'embauche d'une secrétaire à temps partiel ou à temps plein peut être plus appropriée. 

Si les besoins varient et ne justifient pas un emploi à temps plein, une secrétaire indépendante peut être une option plus flexible.

2. Nature des tâches : Si les responsabilités incluent des tâches spécifiques et récurrentes, une secrétaire interne peut s'adapter plus facilement et être mieux intégrée dans les opérations quotidiennes.

3. Flexibilité : Si l'entreprise a des besoins variables ou saisonniers, ou si elle préfère un modèle de travail flexible, une secrétaire indépendante peut offrir une solution plus adaptable.

4. Coûts : Comparez les coûts associés à l'embauche d'un employé à temps partiel (salaire, avantages sociaux, équipement) avec les honoraires d'une secrétaire indépendante. Parfois, cette dernière option peut être plus économique.

5. Compétences nécessaires : Définissez les compétences requises pour le poste. Si des compétences spécifiques sont nécessaires et peuvent évoluer avec le temps, une secrétaire interne peut être formée plus facilement.

6. Technologie et infrastructure : Considérez les besoins technologiques et l'infrastructure. Une secrétaire indépendante peut utiliser son propre équipement, tandis qu'une secrétaire interne nécessitera un accès aux systèmes internes de l'entreprise.

7. Réactivité : Si l'entreprise nécessite une réactivité immédiate et une présence physique, une secrétaire interne peut répondre plus rapidement aux demandes.